Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja


Penubuhan

Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-raja diwujudkan pada tahun 1948 menurut kehendak Perjanjian Persekutuan Tanah Melayu berkuatkuasa pada 01.02.1948, yang menggantikan pemerintahan Malayan Union. Penyimpan Mohor Besar Raja-raja menjadi Setiausaha kepada Majlis Raja-raja (Council of Rulers) yang ditubuhkan dan pertama kali mengadakan mesyuarat pada 18.02.1948.

Dari 1948 hingga 1957 Majlis Raja-raja terdiri daripada sembilan orang Raja-raja Melayu yang ditugaskan membincang dan menasihati Pesuruhjaya Tinggi British yang menyelaraskan pentadbiran seluruh Persekutuan Tanah Melayu. Persekutuan Tanah Melayu terdiri daripada sembilan Negeri-negeri Beraja dan dua Negeri-negeri Selat iaitu Pulau Pinang dan Seberang Perai (Penang and Province Wellesley) dan Melaka yang masing-masing diketuai oleh Pesuruhjaya Residen British (British Resident Commissioner). Walaubagaimanapun Ketua-ketua Pentadbir British itu tidak menganggotai Majlis Raja-raja.

Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-raja terus wujud selepas Hari Merdeka 31.08.1957, dan dua orang Gabenor (sekarang digelar Yang di-Pertua Negeri) bagi Negeri-negeri Pulau Pinang dan Melaka menjadi Ahli-ahli Majlis Raja-raja (Conference of Rulers), menurut peruntukan Perkara 38 Perlembagaan Persekutuan.

Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-raja sekarang ditadbir urus oleh 13 orang anggota. Dua anggota Pengurusan terdiri daripada Penyimpan Mohor Besar Raja-raja yang dilantik menurut Jadual V Perlembagaan Persekutuan selaku Ketua Jabatan dan dibantu oleh seorang Penolong Setiausaha Majlis Raja-raja serta sebelas pegawai/staf lain yang dilantik oleh Kerajaan.

Lokasi

Bermula 24 April 2003 bangunan baru Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja siap dibina di 482 Jalan Bukit Petaling dengan kawasan berkeluasan 4 ekar termasuk kuarters untuk staf yang dikelilingi bangunan pentadbiran, bangunan kedutaan, kuarters kakitangan kerajaan serta Istana Negara lama di tengah-tengah Ibu Negara Malaysia Kuala Lumpur. Sebelum ini Pejabat ini beroperasi di beberapa lokasi antaranya yang terawal:-

Logo Jabatan

Logo Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja (Majlis Raja-Raja), telah direkacipta pada tahun 1987 oleh Encik Ismail Bukhary bin Abdullah Bukhary, P.S.K., A.M.N, J.C (ST. JOHN), P.B (PENGAKAP) sempena Mesyuarat Majlis Raja-Raja Yang Ke-141 yang diadakan di Istana Negeri, Kota Bharu, Kelantan yang berlangsung dari 28 hingga 29 Julai 1987. Beliau merupakan penulis, pereka logo dan perunding berasal dari Negeri Kelantan Darul Naim.

Fungsi Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja Malaysia

Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-raja adalah Urus Setia kepada Majlis Raja-Raja. Pejabat ini menjalankan aktiviti/strategi seperti berikut:-

  • Mengeluarkan notis Mesyuarat Majlis Raja-Raja kepada Anggota;
  • Mengeluarkan notis makluman kepada kementerian dan jabatan Persekutuan bagi mengemukakan memorandum/taklimat untuk diperkenan/dipersembah dalam Mesyuarat Majlis Raja-Raja;
  • Penyediaan agenda Mesyuarat Majlis Raja-Raja Hari Pertama dan Kedua - 3 kali setahun;
  • Menyelaras Mesyuarat Menteri Besar dan Ketua Menteri sebelum Mesyuarat Majlis Raja-Raja - 3 kali setahun;
  • Menyelaras Mesyuarat Pre-Council Majlis Raja-Raja - 3 kali setahun;
  • Menyelaras Mesyuarat Majlis Raja-Raja - 3 kali setahun;
  • Penyediaan minit Mesyuarat Menteri Besar dan Ketua Menteri untuk dibawa ke Mesyuarat Majlis Raja-Raja;
  • Menyediakan minit Mesyuarat Majlis Raja-Raja Hari Pertama dan mengedarkan kepada Anggota pada hari yang sama juga;
  • Penyediaan dan pengedaran minit Mesyuarat Majlis Raja-Raja untuk tindakan agensi dan mendapatkan maklumbalas/tindakan susulan;
  • Menyelaras Mesyuarat (Khas) Majlis Raja-Raja mengenai Pemilihan Yang di-Pertuan Agong dan Timbalan Yang di-Pertuan Agong - 1 kali setiap 5 tahun;
  • Menyelaras Mesyuarat (Khas) Majlis Raja-Raja mengenai Istiadat Mengangkat Sumpah Jawatan Yang di-Pertuan Agong dan Timbalan Yang di-Pertuan Agong - 1 kali setiap 5 tahun;
  • Menyelaras Mesyuarat (Khas) dari masa ke masa apabila dikehendaki berbuat demikian oleh Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong atau tidak kurang dari tiga orang Anggota Majlis;
  • Menguruskan hal-hal pelantikan seperti yang termaktub dalam Perlembagaan Persekutuan. Menasihatkan Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong setelah diluluskan oleh Majlis Raja-Raja bagi memperkenankan pelantikan-pelantikan Pengerusi, Timbalan Pengerusi dan Ahli-Ahli berikut:-
    1. Suruhanjaya Perkhidmatan Awam;
    2. Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan;
    3. Suruhanjaya Pilihan Raya;
    4. Ketua Audit Negara;
    5. Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan, Presiden Mahkamah Rayuan, Hakim Besar Malaya, Hakim Besar Sabah dan Sarawak, Hakim-hakim Mahkamah Persekutuan, Mahkamah Rayuan dan Mahkamah Tinggi;
    6. Dua orang Hakim Mahkamah Khas;
    7. Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan Ahli Jawatankuasa Majlis Kebangsaan bagi Hal Ehwal Ugama Islam Malaysia;
    8. Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Fatwa Majlis Kebangsaan bagi Hal Ehwal Ugama Islam Malaysia;
    9. Pengerusi dan Ahli Lembaga Penasihat Penyelarasan Pelajaran dan Pendidikan Agama Islam (LEPAI); dan
    10. Ketua Pengakap Negara.
  • Menguruskan ketibaan dan keberangkatan balik DDYMM/TTYT menghadiri Mesyuarat Majlis Raja-Raja dan lain-lain urusan;
  • Menguruskan Kenderaan Kumpulan Kerajaan dan Pesawat Khas untuk kegunaan Mesyuarat Majlis Raja-Raja;
  • Menyelaras Jawatankuasa melihat Anak Bulan Ramadhan, Hari Raya Puasa dan Hari Raya Qurban; dan
  • Menyelaras dan menyampaikan keputusan penetapan tarikh Awal Ramadhan, Hari Raya Puasa dan Hari Raya Qurban.

Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja

Pada asalnya penjawat jawatan Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja ialah kakitangan kerajaan yang paling kanan. Telah diputuskan dalam salah satu Mesyuarat Majlis Raja-Raja bahawa jawatan Penyimpan Mohor Besar ini tidak boleh kurang tarafnya daripada Menteri Besar yang paling kanan, yang pada masa itu merupakan seorang kakitangan kerajaan yang kanan. Justifikasinya ialah Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja bertindak bagi pihak semua Raja, manakala Menteri Besar hanya mewakili Rajanya sahaja. Tambahan lagi Raja-Raja masih mempunyai sedikit kuasa eksekutif dan dengan demikian Baginda sekalian memerlukan seorang pegawai kanan.

Selepas merdeka, kuasa eksekutif Raja-Raja dipindahkan kepada rakyat. Maka jawatan Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja tidak lagi mendukung tanggungjawab seperti yang pernah termaktub sebelumnya.

Jadual Kelima dalam Perlembagaan Persekutuan memperuntukkan bahawa:

3. Majlis Raja-Raja hendaklah mempunyai suatu Mohor Besar Raja-Raja yang hendaklah dalam jagaan seseorang yang dilantik oleh Majlis itu.
4. Orang yang dilantik dibawah Seksyen 3 hendaklah dikenali sebagai Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja, hendaklah bertindak sebagai Setiausaha Majlis Raja-Raja dan hendaklah memegang jawatannya selama yang diperkenankan oleh Majlis itu.
6. Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja hendaklah memanggil mesyuarat Majlis Raja-Raja bilamasa dikehendaki berbuat sedemikian oleh Yang di-Pertuan Agong atau oleh tidak kurang daripada tiga orang anggota Majlis itu dan, dengan tidak dikehendaki berbuat sedemikian, tidak lewat daripada empat minggu sebelum habis tempoh jawatan Yang di-Pertuan Agong dan apabila berlaku kekosongan dalam jawatan itu atau dalam jawatan Timbalan Yang di-Pertuan Agong.”

Gelaran “Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja” (“The Keeper of the Rulers’ Seal”), dibawa jauh dari England ke Malaysia melalui India. Ia berasal dari Britain dan berakar umbi lebih 600 tahun dahulu. Beliau dikenali dengan nama ini memandangkan beliaulah yang menjaga Mohor Besar Raja-Raja. Tidak banyak orang yang mengetahui tugas yang dijalankan oleh Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja ini. Sebenarnya beliau merupakan Setiausaha Majlis Raja-Raja (Seksyen 4 Jadual Kelima dalam Perlembagaan Persekutuan).

Mohor Besar Raja-Raja (Rulers' Seal)

Mohor Besar Raja-Raja disimpan dan digunakan oleh Penyimpan Besar Raja-Raja seperti diperuntukan oleh seksyen 4 dalam Jadual Kelima Perlembagaan Persekutuan. Terdapat dua Mohor Besar yang disimpan oleh Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja. Mohor Besar yang pertama berukuran 51 cm panjang, 22 cm lebar, 52 cm tinggi dan seberat 93 kg. Manakala Mohor Besar yang kedua berukuran 51 cm panjang, 14 cm lebar, 35.5 cm tinggi dan seberat 38kg. Mohor Besar yang kedua ini lebih mudah dibawa ke luar pejabat apabila perlu. Permukaan Mohor Besar mengandungi jata kerajaan sembilan Negeri Melayu serta tertulis perkataan "Mohor Besar Raja-Raja Negeri Melayu" dalam huruf jawi. Mesyuarat Majlis Raja-Raja kali keempat pada 31 Ogos 1948 telah bersetuju menerima corak pada Mohor Besar Raja-Raja yang digunakan sehingga ke hari ini.

Kedua-dua Mohor Besar Raja-Raja dibuat di England pada tahun 1949 dengan kos £211.10

Fungsi Mohor Besar Raja-Raja

Mohor Besar Raja-Raja ini mempunyai beberapa fungsi:

  • Mohor Besar ini melambangkan kuasa dan hak institusi Majlis Raja-Raja.
  • Ia melambangkan kuasa kerana ia terbit daripada sebuah badan yang teragung di Negara ini.
  • Surat cara yang dimeterai dengan Mohor Besar melambangkan kepercayaan dan kuasa.
  • Ia melambangkan kadaulatan surat cara tersebut.
  • Mohor membuktikan kesasihan asal usul sesuatu surat cara.
  • Oleh sebab kesan terapan daripada Mohor Besar akan merubahkan tekstur kertas, maka cap mohor ini dapat bertahan lebih lama daripada “cap getah” yang menggunakan dakwat yang tertera pada permukaan surat cara.

Penggunaan Mohor Besar Raja-Raja

Setiap dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh Majlis Raja-Raja perlu diturunkan dengan cap Mohor Besar diikuti dengan tandatangan Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja berserta dengan tarikh dokumen berkenaan dikeluarkan dan tempat Mohor Besar itu diturunkan. Perkara ini bertujuan untuk mengesahkan bahawa surat cara atau dokumen tersebut dikeluarkan oleh Pejabat Penyimpan Mohor Raja-Raja menurut perintah Majlis Raja-Raja.

Antara surat cara yang memerlukan penurunan Mohor Besar ini ialah:

  • Surat cara yang memuatkan keputusan pemilihan Yang di-Pertuan Agong dan Timbalan Yang di-Pertuan Agong oleh Majlis Raja-Raja yang dihantar kepada Yang Di-Pertua Dewan Negara, Yang Di-Pertua Dewan Rakyat dan Perdana Menteri.
  • Surat cara lantikan Raja sebagai Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong atau Timbalan Yang di-Pertuan Agong.
  • Dan surat cara bagi pelantikan-pelantikan seperti termaktub dalam Perlembangaan Persekutuan.

Carta Organisasi

Carta Organisasi Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja

Mantan Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja

  1. Y.M Raja Ayob bin Raja Haji Bot (MCS) 
    Februari 1948 - Mei 1948 selama 3 bulan

  2. Y.Bhg. Dato' Muda Abdullah bin Nordin (MCS) 
    Jun 1948 - Mac 1949 selama 9 bulan

  3. Y.M Raja Haji Shahar Shah bin Raja Haron (MCS) 
    April 1949 - Disember 1949 selama 8 bulan

  4. Y.M Tengku Husin bin Tengku Yahaya 
    Januari 1950 - Mei 1950 selama 4 bulan

  5. Y.T.M Tunku Ya'acob ibni Al-Marhum Sultan Abdul Hamid Halim Shah (Pegawai Pertanian) 
    Februari 1954 - Disember 1955 selama 23 bulan

  6. Tuan Haji Mustafa Al-Bakri bin Haji Hasan (kemudian bergelar Dato')(MCS) 
    Januari 1956 - Ogos 1957 selama 17 bulan

  7. Encik Abdul Rahim bin Abdul Rauf (kemudian bergelar Dato')(Penolong Setiausaha Majlis Raja-Raja)
    September 1957 - Mei 1963 selama 4 tahun 4 bulan

    • Y.M Tunku Shahriman bin Tunku Sulaiman (kemudian bergelar Tan Sri Dato')
      Memangku: Jun 1963 - Ogos 1963 selama 2 bulan
    • Encik Aziz bin Zakaria (kemudian bergelar Tn Sri Dato') [Mantan Ketua pegawai Perjawatan Persekutuan - (gelaran jawatan sekarang Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam)]
      Memangku: Ogos 1963 - September 1963 selama 1 bulan

  8. Y.Bhg. Tan Sri Ahmad bin Haji Husin [Mantan Ketua Pegawai Perjawatan Persekutuan(gelaran jawatan sekarang Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam)] 
    Oktober 1963 - September 1980 selama 17 tahun

  9. Y.Bhg. Datuk Ahmad Zainal Abidin bin Muhammad Yusof (Pesuruhjaya Tinggi Malaysia di Kanada) 
    Oktober 1980 - September 1988 selama 8 tahun
    • Encik A. Rahim bin Kassim (Penolong Setiausaha Majlis Raja-Raja) 
      Memangku: Oktober 1988 - Disember 1988

  10. Y.M. Engku Tan Sri Dato Sri Ibrahim bin Engku Ngah 
    Januari 1989 - Januari 2011 selama 22 tahun